Aktenschrank und Hängeregistratur

Aktenschrank im Büro
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Das Büro quillt über. Akten stapeln sich in Ecken und auf Fensterbänken. Sensible Daten können zumindest zeitweise nicht vor den Blicken unberechtigter Personen ausreichend geschützt werden. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem ein Aktenschrank angeschafft werden muss. Das Angebot ist reichhaltig und Viele fragen sich, worauf beim Kauf eines Aktenschrankes geachtet werden kann, damit nicht zu spät auffällt, worauf man vorher hätte achten sollen. Dieser Beitrag soll helfen, gleich zu Beginn richtig zu entscheiden.

Verwahren Sie sensible Daten sicher und rechtskonform?

Ein Aktenschrank wird in der Regel dann angeschafft, wenn Ordnung geschaffen werden soll. Dazu gehört, dass Standordner, Hängeregister oder Bücher, wie zum Beispiel Fachliteratur oder Gesetzestexte, platzsparend und übersichtlich aufbewahrt werden. Kommt der Aktenschrank in einem betrieblichen Umfeld zum Einsatz, kommt noch der Datenschutz hinzu. Denn Ordner mit Betriebsinterna oder gar personenbezogenen Daten dürfen nur für die damit befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichtbar sein. Gerade mit Reiter versehene Hängeregister werden gern für Kundendaten benutzt. Sie müssen in einen Schrank mit Schloss. Mitarbeiter und Kunden haben ein Recht darauf, dass ihre personenbezogenen Daten nicht offen einsehbar sind. Deshalb müssen Aktenschränke im betrieblichem Umfeld, sofern sie sensible Daten enthalten hinter die Tür eines verschlossenen Aktenschrankes. Die Anforderungen an einen Aktenschrank sind also: er soll Ordner verschiedener Art, Hängeregister oder Bücher in übersichtlicher Form aufnehmen, dabei Platz sparen und im betrieblichen Umfeld sensible Daten unter Verschluss halten können.

Das effiziente Maß und ein gutes Schloss

Da der häufigste Inhalt eines Aktenschrankes Stehordner sind, ist es empfehlenswert bei der Planung von deren Größe und Gewicht auszugehen. Hier ist das Gewicht eines gefüllten Ordners gemeint. Wiegen Sie mal einen gefüllten Ordner. Sie werden erstaunt sein, wieviel Gewicht bei einem vollen Aktenschrank zusammen kommt. Die Maße von Standardordnern betragen 31,8 cm hoch, 7,5 cm breit und 28,5 cm tief. Bezüglich der Tiefe sollte vor der Anschaffung entschieden werden, ob die Ordner einreihig oder zweireihig gestellt werden sollen. Bei einreihiger Archivierung muss der Schrank nicht wesentlich tiefer als die 28,5 cm der Ordnertiefe sein. Jeder Zentimeter vor den Ordnern, der nicht sinnvoll verwendet werden kann, verschwendet Platz im Büro.

Ähnliches gilt für die Höhe. Viele Aktenschränke werden mit flexibel einsetzbaren Zwischenböden angeboten. Das Höhenmaß des Inneren des Aktenschrankes sollte so berechnet sein, dass er mit den Ordner jeweils gefüllt ist. Also 70 cm für zwei Reihen übereinander, 140 cm für vier Reihen und so weiter. Demnach fasst ein etwa 210 cm hoher Aktenschrank sechs Ordnerreihen übereinander. Die höchste Reihe ist für kleinere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann allerdings nur mit Trittstufe oder Leiter zu erreichen. Auch dies sollte bedacht werden. Bezüglich des Materials sollte bei vielen und schweren Ordner auf Stahl zurückgegriffen werden. Werden sensible Daten aufbewahrt, braucht er ein Schloss. Ein abschließbarer Aktenschrank aus Stahl verwahrt auch sensible Daten sicher und rechtlich konform.

Platzsparen

Ein Thema, das oben noch nicht angesprochen wurde, ist der Platz im Büro. Aktenschränke werden mit Flügeltüren, mit Schiebetüren oder als Jalousienschrank – auch Rolloschrank genannt – angeboten. Ist es eng im Büro, sind Schiebtüren das Mittel der Wahl. Übrigens – ein Jalousienschrank nimmt am wenigsten Raum ein, da die „Jalousie“ nach oben geöffnet wird und dabei hinter dem Schrank verschwindet.